Har du lyst til at bidrage til den gode arbejdsplads og sikre, at planlægningen er på plads til vores mange politiske møder og arrangementer? Vil du være et centralt omdrejningspunkt for organisationens politiske sager og sikre høj kvalitet i opgaveløsningen?
Så er du måske vores nye kollega i sekretariatet.

Om os
Du bliver en del af et team, som består af 4 direktionssekretærer,1 borgmestersekretær og 1 elev. I alt 6 kollegaer med hver sit ansvarsområde, men som arbejder tæt sammen og hjælper hinanden i hverdagen. Vores team understøtter det politiske niveau samt medarbejdere og ledere i hele organisationen. Alle i teamet bidrager til det gode arbejdsmiljø med en uformel og humoristisk omgangstone.

Jobbet
Dine primære arbejdsopgaver vil være: Planlægning af temamøder og arrangementer for Økonomiudvalg og Byråd, herunder det praktiske i forbindelse med de to årlige budgetseminarer og politikerbetjening. Produktion af dagsordner og referater til Økonomiudvalg og Byråd.

Derudover skal du løse personale- og økonomiopgaver for vores center, ligesom du også koordinerer nogle af vores interne arrangementer men også royale begivenheder, da kongefamilien i perioder bor på Fredensborg slot. Herudover kan vi love, at der altid kommer diverse ad hoc opgaver, som både kan lande på dit bord eller dine kollegaers.
Sekretariatet er ansvarligt for kommunens valgafvikling og du vil også have en stor andel i disse opgaver, både før under og efter et valg.
Det er vigtigt for din opgaveløsning at du er omhyggelig og arbejder systematisk med dine opgaver, og at du er fleksibel når vi har deadlines eller arrangementer udenfor normal arbejdstid.

Der er sjældent to dage der er ens i sekretariatet, så det er vigtigt, at du trives med og får energi af vores mange forskelligartede opgaver. Du og resten af teamet servicerer hele organisationen på forskellig vis, hvor praktiske opgaver og koordinering er en stor del af vores hverdag.

Du er i høj grad med til at sætte dit eget præg på din hverdag, og du evner at tilrettelægge rammerne for dine egne, men også teamets arbejdsdage.
Som administrativ medarbejder skal du sammen med de øvrige medarbejdere sikre, at opgaverne som helhed bliver løst med flow og kvalitet og ikke mindst til tiden, da vores hverdag er præget af mange deadlines.

Din profil
Du skal have en uddannelse inden for kontor og administration og meget gerne erfaringer fra lignende jobs i politisk styrede organisationer.

Endvidere lægger vi vægt på følgende kompetencer:

• Du kan bruge Office-pakken og har erfaring i brug af Acadre eller et andet journaliserings- og dagsordenssystem.
• Du arbejder struktureret, du er god til at organisere, og du følger sagerne til dørs.
• Du trives med at planlægge arrangementer og events og du sætter gerne dit eget præg i udførelsen, for at få det hele til at gå op i en højere enhed.
• Du skal kunne håndtere at arbejde med mange deadlines, og du skal være fleksibel, positiv og trives med at hjælpe andre.
• Du har flair for tal og kan godt lide at gå i dybden med økonomiske opgaver.
• Du har et digitalt mindset og er nysgerrig på hvordan digitale værktøjer kan hjælpe din hverdag.

Din introduktion og løbende udvikling er vigtig
Når du starter, vil du få en god introduktion og blive tæt koblet på en buddy, som kan sparre med dig løbende. Vi har faglige teamdage og centerdage, mandagssnack og dyrker 10 minutters kontormotion i arbejdstiden. Derudover mødes vi i teamet og på tværs af centeret til sociale arrangementer.
Vi tilbyder gode muligheder for at du kan tilegne dig ny viden og nye kompetencer gennem deltagelse i konferencer og uddannelse, fordi vores evne til at understøtte organisationen afhænger af vores egen udvikling.
Fredensborg Kommune har flere personalegoder, fx en medarbejder- og kunstforening, sundhedsordning, den årlige DHL-stafet og ikke mindst en god kantine, hvor du også kan købe mad med hjem. Og så har vi elcykler- og biler, som du kan bruge, når du skal rundt til møder. Du kan læse mere om Fredensborg Kommune på vores intranet hosfrede.dk.

Det praktiske
Stillingen er på 37 timer og til besættelse pr. 1. marts 2025. Løn og ansættelsesvilkår forhandles iht. HK-overenskomst og dine kompetencer og erfaring.
Vi arbejder som udgangspunkt til kl. 18 hver mandag, og har fri kl. 13.00 hver fredag. Rådhuset er lukket om fredagen, og det betyder, at vi enten arbejder hjemmefra eller er til møder ude af huset. Der er gode muligheder for fleksibilitet i hverdagen og mulighed for at arbejde hjemmefra – så længe det er koordineret i teamet.

Blev du nysgerrig og vil vide mere?
For mere information om stillingen kan du kontakte teamleder Gitte Buenaventura på telefon 60 92 95 90, gibu@fredensborg.dk. Pga. juleferie besvares der ikke på indkommende henvendelser i perioden 19. december 2024 til 1. januar 2025.

Der er ansøgningsfrist er den 9. januar 2025, kl. 12.
Vi holder 1. samtale den 17. januar og 2. samtale den 24. januar

Vi glæder os til at høre fra dig.